Správa dokumentů často stojí v pozadí každodenního chodu firmy. Přesto právě od ní se odvíjí bezpečnost, důvěryhodnost i právní jistota organizace. Spisová služba, archivace a skartace nejsou jen administrativní úkoly – jsou to procesy, které chrání firmu, její zaměstnance i partnery.

Co říkají zákony

Každá organizace má dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, povinnost vést spisovou službu a zajistit správnou evidenci dokumentů. Vyhláška č. 259/2012 Sb. pak stanoví konkrétní pravidla, jak se spisy vedou, ukládají a vyřazují. Neopomenutelná je i odpovědnost za ochranu osobních údajů ve smyslu GDPR a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Má to smysl?

Podcenění těchto povinností může vést k pokutám i ztrátě důvěry veřejnosti. Naším cílem je pomoci firmám nastavit procesy tak, aby byly nejen v souladu se zákonem, ale i bezpečné, přehledné a dlouhodobě udržitelné. S péčí a pochopením podporujeme zodpovědné podnikání – protože dobře vedená dokumentace je základní oporou každé organizace.